Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menyelenggarakan Event

                                                          Gambar oleh Free-Photos dari Pixabay
Bagi mitra Literaksipedia yang akan menyelenggarakan berbagai event, agar berkesan dan sukses dalam penyelenggaraannya membutuhkan berbagai hal yang diperhatikan dalam perencanaan hingga pasca event. Dalam setiap tahapan event yang diselenggarakan, tentu kita perlu mempertimbangkan berbagai hal, mengingat setiap acara yang diselenggarakan bisa jadi akan sukses dan bisa juga gagal ditengah jalan. Kali ini, literaksipedia akan berbagi pada mitra literaksipedia tips agar event yang diselenggarakan sukses dan lancar. Berikut literaksi akan menjabarkan berbagai hal yang perlu diperhatikan saat menyelenggarakan event :

1. Menentukan jenis event yang akan diselenggarakan, tujuan, tema dan konsep

Dalam merencanakan sebuah event, langkah yang harus kita lakukan ialah menentukan jenis event apa yang akan diselenggarakan. Selain menentukan jenis event yang akan diselenggarakan, kita juga perlu menetapkan tujuan dari penyelenggaraan event tersebut agar lebih terarah dan jelas tujuan yang hendak dicapai. Selain itu, pertimbangkan juga tema dan konsep acara karena dapat menjadi faktor penting dalam menentukan kesuksesan sebuah event.

2. Tentukan tim yang kuat, buat pembagian tugas yang jelas dan terarah, pengalaman menjalankan event, teliti dan kritis, berani mengambil keputusan

Setelah kita menentukan jenis event, tujuan penyelenggaraaannya, tema dan konsep. Kita perlu membentuk tim yang kuat untuk mengeksekusi dari awal-pasca penyelenggaraan event tersebut.  Selain itu, pertimbangkan juga membentuk tim yang kuat, kita perlu membagi tugas yang jelas dan terarah agar setiap tahapan dari penyelenggaraan event dapat dieksekusi dengan baik dan tidak terjadi tumpang tindih dalam mengerjakan setiap tahapan event.

3. Buat Rencana Anggaran

Setiap event yang diselenggarakan, kita perlu membuat rencana anggaran biaya untuk mengeksekusi event tersebut. Pembuatan rencana anggaran biaya harus jelas dan realistis. Selain itu, dalam penyusunan anggaran biaya ini kita juga perlu menetapkan anggaran cadangan apabila terjadi suatu hal / kebutuhan lain yang tidak terduga-duga. 

4. Buat Timeline dan Rundown Acara

Setiap tahapan event, kita perlu membuat timeline mulai dari tahap perencanaan hingga pasca event. Timeline ini dibuat agar estimasi waktu penyelenggaraan event dapat kita ketahui sejak awal. Buat juga rundown acara untuk hari H pelaksanaan event.
5. Legalitas
Demi lancarnya sebuah event, kita perlu mengurus perijinan ke berbagai pihak yang berwenang demi kelancaran sebuah event. Selain itu, legalitas juga diperlukan terhadap pihak-pihak tertentu yang terlibat di dalam event misalnya berkaitan dengan MoU dengan pihak sponsor dan legalitas berbagai hal lainnya.

6. Sponsor, Media Partners, Promosi dan Publikasi, Kemasan Event 

Kemasan event yang baik akan memberikan nilai positif kepada penyelenggara untuk dapat mencari sponsor. Pertimbangkan kerjasama dengan berbagai sponsor yang memiliki basic seperti dengan event yang akan diselenggarakan dan perlu dipertimbangkan juga kerjasama dengan media partner. Selain itu, lakukan promosi dan publikasi menggunakan berbagai media untuk penyebarluasan informasi event yang diselenggarakan. 

7. Tentukan Plan A / B

Ketika kita akan menyelenggarakan event, sejak awal kita perlu menyusun minimal 2 plan. Hal ini perlu dilakukan sebagai alternatif apabila terdapat berbagai hal yang tidak dapat dilakukan pada plan yang pertama. 

8. Tentukan Venue

Setiap event yang akan kita selenggarakan kita perlu menetapkan venue yang dapat diakses oleh banyak orang. Pengunjung / peserta yang datang ke lokasi acara tidak mengalami kesulitan untuk akses ke lokasi. Pertimbangkan juga venue yang dipilih dapat mengakomodasi kepentingan event.

9. Evaluasi

Saat event sudah selesai diselenggarakan, jangan lupa membuat evaluasi dari tim yang telah dibentuk sebelumnya terhadap penyelenggaraan event dari awal dari akhir event. Evaluasi ini memuat hal-hal yang berkaitan dengan kepanitiaan, keunggulan dan kelemahan penyelenggaraan event, hal-hal yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan serta kepuasan/ketidakpuasan pengunjung/peserta terhadap penyelenggaraan event.